Hyppää pääsisältöön

Tietokaaoksen muodonmuutos liiketoiminnan harmoniaksi

Businessmaailma on joutunut digitalisoitumisen myötä yhä enemmän kohtaamaan haasteita tietokaaoksen kanssa pärjäämisessä. Niin suuret kuin pienetkin yritykset painiskelevat nykyään näiden ongelmien parissa. Ongelman ytimessä on dokumenttienhallinnan järjestelmät ja prosessit – tai niiden olemattomuus. Modernissa maailmassa tieto alkaa olla yritysten arvokkainta omaisuutta ja sen määrä kasvaa eksponentiaalisesti. Ovatko suomalaiset yritykset valmiita moninkertaistuvan tietomäärän käsittelyyn? Informaatiotulva johtaa helposti laajempiin liiketoimintaa hidastaviin ongelmiin.

Mieluummin kuin uhkana, kannattaisi yrittäjien kohdata tällaiset haasteet mahdollisuutena kehittää toimintaansa vastaamaan nykypäivän tietoyhteiskunnan vaateisiin. Löytämällä ketterät menetelmät ja järjestelmät yritykset saavat jopa etulyöntiaseman kilpailijoihin nähden, sillä prosessien ollessa kunnossa säästyy työaikaa tietokaaoksen hallinnoimisesta tuottavampii­n tehtäviin.

MIHIN TYÖAIKAMME KULUU?

IDC:N laatiman julkaisun mukaan (wwwimages.adobe.com/content/dam/Adobe/en/products/acrobat/axi/pdfs/bridging-the-information-worker-productivity-gap-euro-ie.pdf) jos työntekijän kokonaistyöaika on 37,5 tuntia viikossa, niin tietokaaoksen hallintaan tästä kuluu noin 20 tuntia viikossa. Kaaoksen osa-alueita voi karkeasti erotella näin:

  • versionhallinta 2,2 h
  • arkistoitujen dokumenttien etsiminen 2,3 h
  • formaattien hallinta 2,4 h
  • saman tiedon julkaiseminen useaan paikkaan 2,8 h
  • sisällön uudelleen luominen 3 h
  • tiedon etsiminen 3,5 h
  • dokumenttiversioiden yhdistäminen 3,8 h

Loppujen lopuksi tuottavaan työhön jää siis aikaa vain 17,5 tuntia viikossa! Mitä kaikkea voisikaan saada aikaan kun ”oikean” työajan määrä tuplaantuisi?

Kaaoksen emergenssi

Tietokaaoksesta ei kannata hätääntyä. Kuten jo mainittu voi sitä itseasiassa hyödyntää liiketoiminnan kehityksessä. Mikäli työkalut otetaan käyttöön strategisesti, sekasotkusta voi syntyä ihan kokonaan uusi toiminnan taso.

Siis kun tiedostojen määrä, sekä niiden keskinäisriippuvuudet kasvavat ja kun niiden selkeä hierarkkinen rakenne muuttuu yhä epäselvemmäksi, on hankala pysyä vanhoilla menetelmillä mukana. Tietokaaoksesta voidaan siis tehdä suurikin kehitysharppaus kohti harmonisempaa liiketoimintaa. Valitsemalla oikeat työkalut yritykset voivat muuntautua vastaamaan paremmin tietoyhteiskunnan tuomiin haasteisiin.

EASY Dokumentinhallinta = Dynaamista tiedonhallintaa

Järjestelmien kehittyessä ja kypsyessä organisaatiot voivat hyödyntää toiminnallisia sovelluksia tukemaan myös kumppaneita, asiakkaita ja muita sidosryhmiä. Rakentamalla luotettavia tiedonhallinnan prosesseja ja kehittämällä yrityskulttuuria herätetään asiakkaissa luottamusta ja asiantuntemusta, joka johtaa kannattavampaan liiketoimintaan.  Näin päästään ajoissa puuttumaan kriittisiin huolenaiheisiin kuten turvallisuuteen, säännöksien noudattamiseen ja useiden lähteiden tuomiin sisältöjen hallintaan. Toisin sanoen käyttöönotolla voidaan luoda järjestelmällinen tehokas organisaatiokulttuuri, jonka avulla pienennetään riskejä liittyen tietojen katoamiseen, yleiseen tuotannon tehottomuuteen ja kuin myös oikeudellisiin vastuuisiin,

EASY Dokumentinhallinta perustuu M-Files teknologiaan, joka edustaa uutta lähestymistapaa tiedonhallintaan: Tietoa hallitaan sisällön, kontekstin ja metatietojen avulla. Tämän ansiosta käyttäjät löytävät nopeasti oikean tiedon laitteesta, ajasta ja paikasta riippumatta.

Yksinkertaisimmillaan EASY:n metatietojen luokittelu toimii kuten iPhone musiikkijaottelu. Voit hakea musiikkiasi, vaikka soittolistojen, genren, artistin tai albumin mukaan. Samoin siis haet dokumenttejasi esimerkiksi asiakkaan, tyypin, päivämäärän oikeuksien mukaan.

”Enää ei tarvitse tietää MISSÄ dokumentti on vaan MIKÄ se on”

Kirjoittanut:
Mikko Kumpulainen
Ke, 04/12/2017 - 15:28