Tulostusympäristön hallinta
Uudelleen organisoitu tulostusympäristön hallinta tuo merkittävää säästöä ja läpinäkyvyyttä kustannuksiin sekä ympäristöystävällisyyttä toimintoihin.
Tulostusympäristön hallinta tuo selkeyttä ja säästöä organisaatiosta riippumatta
Mahdollisuus säästää tulostuskustannuksissa
Uudelleen organisoitu tulostusympäristön hallinta tuo merkittävää säästöä ja läpinäkyvyyttä kustannuksiin sekä ympäristöystävällisyyttä toimintoihin.
Organisaatiot eivät tunne mahdollisuuksiaan
Usein ajatellaan, että nykyisessä tulostusympäristössä ei olisi mitään parantamisen ja tehostamisen varaa, koska tuotteet ja palvelut on jo hankittu kilpailuttamisen kautta.
Todellisuudessa on niin, että tulostuympäristön kilpailuttaminen voi tuoda merkittäviä säästöjä.
Tulostusympäristön toimintaa perehtyminen ja toimien analysoiminen voi paljastaa päällekäisiä toimintoja tai muita selkeitä säästökohteita.
Jopa 30% säästöt
Useimmat asiakastoimipaikat kuluttavat 3 – 6 % liikevaihdostaan/budjetistaan tulostukseen ja asiakirjatuotantoon.
Tutkimuslaitos InfoTrendsin mukaan useimmat asiakkaat voisivat tulostusympäristön hallintapalvelujen avulla säästää noin 30 % asiakirjatuotannon kustannuksissa.
Keskikokoinen asiakastoimipaikka, jonka liikevaihto tai budjetti on noin 10 miljoonaa euroa, voisi säästää noin 150.000 euroa vuodessa tehostamalla tulostusympäristöään.
Tämän säästön asiakas voi käyttää muihin toimintoihin ja/tai kannatta-vuuden parantamiseen.
Kasvanut työssäviihtyminen
Tehokkaat tulostusympäristön toimintaprosessit parantavat henkilöstön tuottavuutta ja sekä työntekijätyytyväisyytta. Samalla ne mahdollistavat keskittymisen juuri olennaisiin työtehtäviin.
Hyödyntämällä myös eri turvatulostus-, käyttäjätunnistautumis- ja käytönvalvontaratkaisuja, voidaan varmistua että kaikki tulostettavat asiakirjat säilyvät luottamuksellisina.
Tekemällä oikeita asioita saadaan oikeita tuloksia
Oikeat palvelut
Pienen asiakkaan ei tarvitse tyytyä pieneen ratkaisuun. Oikeat palvelut eivät tarkoita isoa hintalappua. Asiantuntijamme rakentavat Sinulle juuri oikeankokoisen palvelukokonaisuuden, joka varmistaa, että oma toimintasi on menestyksekästä.
Et tarvitse omaa osaajaa toimipaikassasi. Tiedät myös aina, paljonko tulostamisen tai asiakirjahallinnan kustannukset ovat kuukaudessa.
Tarjoamme käyttöösi ammattitaitoisen henkilöstön ja nykyaikaiset ratkaisut tuottamaan laadukasta palvelua, jotta toimintanne olisi mahdollisimman tehokasta ja helppoa.
Oikein mitoitetut
Palvelumme kasvavat toimintanne mukana. Palveluratkaisumme mitoitetaan juuri teidän tarpeisiinne, jolloin investoinneista saadaan paras mahdollinen hyöty.
Mietimme yhdessä, millaisia palveluja tarvitaan, jotta toimintanne olisi mahdollisimman tietoturvallista.
Tutustu palveluvalikoimamme ratkaisuihin, jotka suunnitellaan aina asiakaskohtaisiin tarpeisiin. Löydät meiltä laadukkaat tulostusratkaisut sekä niissä käytettävät tulostus- ja sovellusmateriaalit.
Tarjoamme myös työasema- ja palvelinratkaisut sekä monipuoliset ohjelmisto- ja tietoturvatuotteet erilaisiin tarpeisiin.
Älä tyydy keskivertoon – ota tulostusympäristön palveluratkaisut käyttöösi ja helpota omaa työtäsi.
Oikeat hyödyt
Asiakkaan ei tarvitse investoida laitteisiin, ohjelmistoihin tai omaan IT-osaamiseen. Palvelutuote on helppo budjetoida ja sitä varten rakennetaan asiakaskohtainen selkeä hinnoittelu.
Käytössäsi ovat aina ajanmukaisimmat ja tarkoituksenmukaisimmat laite- sekä ohjelmistoratkaisut.
Palvelusi on aina oikean kokoinen ja joustaa muutostarpeissa.
Palvelut toteutetaan asiakkaan määrittelemässä laajuudessa, juuri asiakkaan tarpeiden kokonaisuutta ajatellen. Verraten perinteiseen tapaan toteuttaa laite- ja ylläpitohankintoja, tämä on erittäin tehokas ratkaisu.
Palvelun hyöty on myös se, että se on samalla kustannustasolla laajempi kuin perinteinen hankintatapa. Lukuisat PK-asiakkaat ja julkishallinto ovat alkaneet tehokkaasti hyödyntää näitä palvelutuotteita.
Tunnista mahdollisuudet tehostaa tulostusympäristöäsi
Seuraavassa on joitakin asiakasympäristöissä esiintyviä tilanteita, joista voi päätellä, kannattaako asiakkaan harkita tulostusympäristön hallintapalveluita.
Mikäli organisaatiossanne esiintyy joitakin tai vaikka vain yksikin näistä alla mainituista, kannattaa tulostusympäristön hallintapalveluita harkita.
Asiakkaalla on hyvin suppea käsitys kopioinnin ja tulostuksen kokonaiskustannuksista
Ennen kuin ympäristöä voidaan todeta tehokkaasti toimivaksi, on mittauksiin sisällytettävä koko tulostin- ja kopiokonelaitekanta
Asiakkaalla on hyvin suppea näkemys yli-tai alihyödynnetyistä laitteista
Tulostusympäristön optimointi edellyttää kaikkien laitteiden käytön tuntemusta. Tämä auttaa arvioimaan nykyistä tulostusympäristöä ja optimoimaan sitä parhaalla mahdollisella tavalla.
Onko ympäri toimistoa erilaisia kopiokoneita, tulostimia ja fakseja?
Eri malliset ja merkkiset laitteet lisäävät usein tarviketilauksiin ja huoltoaikojen ylläpitämiseen liittyviä hallinnollisia kuluja.
Osastoilla on mahdollisuus hankkia omia laitteita?
On yleistä, että erilaisia pöytälaitteita ilmestyy eri puolille toimistoa niiden alhaisen hankintahinnan vuoksi. Nämä laitteet voivat kuitenkin lisätä huomat-tavasti käyttökustannuksia.
Epävarmuus pöytätulostimien määrästä ja niiden vaikutuksesta tulostuskuluihin
Ilman suunnittelua hankitut laitteet voivat kasvattaa merkittävästi tulostuskuluja. Monissa tapauksissa näiden laitteiden käyttö voi jopa viisitoistakertaistaa kulut.
Tarvikevarastoissa on paljon erilaisia, ja eri merkkisten laitteiden kulutustarvikkeita
Tarvikkeisiin sitoutuu paljon rahaa ja ne myös vanhenevat ajan saatossa. Saattaa olla että ne jäävät jopa tarpeettomiksi laitemallien uudistuessa.
Työntekijöiden itse tilaamia tarvikkeita lojuu työpöytien laatikoissa
Tarvikevarastojen ulkopuolella voi olla tarvikkeita, joista kukaan ei pidä lukua. Tällaisia ovat työntekijöiden henkilö-kohtaisia tulostimia varten tilatut tarvikkeet, joita usein säilytetään työpöytien laatikostoissa.
Vähän tulostusta ohjaavia käytäntöjä
Jos kirjalliset tulostusta ohjaavat käytännöt puuttuvat tai jos niiden noudattamista ei valvota, laitteiden käyttö – tai väärinkäyttö – ei ole rajoitettua.
Tietämättömyys siitä, kuka tai mitkä osastot käyttävät tai väärinkäyttävät kalliita tai tehottomia laitteita.
Tulostusta koskevien käytäntöjen toimeenpaneminen edellyttää, että laitteiden käyttöä pystytään valvomaan, mittaamaan ja seuraamaan. Jos ei tiedetä, kuka tulostaa tai mitä tulos-tetaan, on mahdotonta vaatia ohjeiden noudattamista.
Laitteiden luovutusalustoilla on luottamuksellisia tietoja sisältäviä tulosteita, joita kukaan ei nouda.
Laitteiden yhteiskäytön pitäisi olla sujuvaa, eikä aiheuttaa asiakirjojen tietoturvaan liittyviä ongelmia. Suojaamalla laitteet käyttäjätunnistautumisella voidaan estää luottamuksellisten tietojen joutuminen vääriin käsiin sekä vähentää hukkasivujen määrää.
IT-osaston tukihenkilöt ovat kuormitettuja tukemaan tulostusta ja kopiointia.
IT-osastojen ensisijaisena tehtävänä on ylläpitää palvelin-, työasema- ja ohjelmistoinfrastruktuuria.
Yksityiskohtainen analyysi
Toteutamme Sinulle yksityiskohtaisen analyyysin ja selvityksen tulostusympäristön nykytilasta ja siihen liittyvistä kehittämistarpeista sekä sen kehittä-miseen tähtäävän ratkaisun yhdessä kanssanne.
Miksi Officepro:n IT-palvelut?
Tulostusympäristösi optimointi tehokkaan toiminnan saavuttamiseksi
Voidaksemme tarjota parhaan mahdollisen ratkaisun tulostusympäristösi toimivuuteen, panostamme erityisen paljon sen nykytilan analysointiin.
Selvitämme mahdollisimman perusteellisesti nykyisen tulostusympäristösi toiminnan ja siihen liittyvien toimintaprosessien kipupisteet.
Teemme kattavan analyysin koko nykyisestä laitekannastanne, niiden kustannuksista (hankinta- ja käyttö-kustannukset kulutustarvikkeineen) sekä niiden käyttöasteista ja –volyymeista.
Lisäksi selvitämme henkilöhaastattelujen perusteella asiakkaan liiketoiminnalliset tavoitteet sekä niihen liittyvät toiminta-prosessit, jotta tarjoamamme palveluratkaisu tukisi niitä parhaalla mahdollisella tavalla.
Voimme palveluratkaisuillamme vaikuttaa koko asiakkaan toiminnan laadukkuuteen, tuottavuuteen ja toiminnan tehokkuuteen – kokonaiskustannuksia unohtamatta.
Officepro on monimerkkitalo
Koska suuri osa asiakkaista on hankkinut tulostusympäristöihinsä useiden eri toimittajien laiteratkaisuja käyttöönsä, merkkiriippumaton palveluratkaisumme soveltuu erinomaisesti palvelemaan ja tukemaan asiakkaan koko laitekantaa.
Olemme sertifioituneet tarjoamaan markkinoiden johtavia Xerox® Partner Print Services –tulostuksenhallintapalveluita, joita on kehitetty parhaan mahdollisen asiakastyytyväisyyden saavuttamiseksi jo yli 20 vuoden ajan.
Erittäin tyytyväisiä asiakkaita palveluilla on ympäri maailman jo yli 150.000.