Heinäveden kunta

Olen ollut Heinäveden kunnalla töissä keväästä 2022 lähtien, ensin projektipäällikkönä ja sen jälkeen kehittämisasiantuntijan roolissa. Infonäytöt tulivat eteen oikeastaan ihan käytännön tarpeesta.

Viestintää piti saada sujuvammaksi, nopeammaksi ja nykyaikaisemmaksi. Ja ihan rehellisesti: paperilaput eivät enää toimineet.

Sataman ilmoitustaulu – alku kaikkien ongelmien ratkaisulle

Ensimmäinen näyttö tuli satamaan. Siellä oli perinteinen infotaulu, mutta se ei palvellut enää. Ilmoitukset olivat vanhentuneita ja usein ihan kastuneita. Kun joku toi sinne lappusen jostain tapahtumasta, se saattoi olla viikon päästä jo pois päiviltä, mutta silti roikkui taulussa.

“Ajankohtaisuus oli se tärkein juttu. Pitää olla ratkaisu, jolla tieto saadaan heti näkyviin. Eikä niin, että minä väännän mainoksen ja lähden kiertämään kauppoja.”

Kesäasukkaita käy paljon, eikä kaikilla ole paikallislehtiä. Ennen meillä oli Heinäveden Lehden kesälehti “Nokkonen”, joka jaettiin laajasti, mutta sen jakelu loppui. Kun se loppui, loppui myös yksi tapa tavoittaa iso osa väestä. Satama on paikka, jossa ihmiset joka tapauksessa liikkuvat ja siksi näyttö haluttiin sinne.

Yksi näyttö kasvoi neljäksi

Nyt näyttöjä on neljä: satamassa, kunnantalolla, kirjastossa ja torilla. Satama ja tori toimivat enemmän mainos- ja tapahtumaviestinnän paikkoina, kun taas kirjasto ja virasto keskittyvät informatiivisempaan sisältöön.

Helppoutta haettiin – ja löydettiin

Toimittajaa etsiessä käytin ihan Googlea. Etsin ratkaisua, joka olisi mahdollisimman helppo – että minun ei tarvitse itse hirveästi sotkeutua teknisiin juttuihin. Ja että mahtuu hankkeen budjettiin. Officepro löytyi helposti, ja heti ensimmäisestä yhteydenotosta lähtien homma eteni kuin juna.

“Aluemyyntipäällikkö Kari Syrjä esitteli ratkaisun selkeästi, koulutti meidät ja kaikki meni just niin kuin piti. Yhdellä soitolla hoitui näyttö torille – se oli tosi helppoa.”

Koska hankintasumma jäi alle kolmen tonnin, ei tarvinnut tehdä isoa kilpailutusta. Vertailussa ei edes ollut kuin yksi toimittaja, joka oikeasti vastasi meidän tarpeisiin.

Käyttöönotto, koulutus ja arki

Ensimmäisessä koulutuksessa olimme mukana minä ja kunnanjohtaja Maarika. Siitä se sitten lähti, ja tarpeen mukaan on koulutettu muita. Käytännössä sisältöjen päivittäminen on kuitenkin alussa kaatunut minun niskaani, niin kuin usein tällaisissa käy

“Minä olen kokeiluvaiheessa tehnyt ohjeet, näyttänyt Canvan käytön, ja jos joku ei ole osannut, niin on katsottu yhdessä. Yrittäjät ja yhdistykset saavat tehdä omia ilmoituksia, ja me laitamme ne pyörimään.”

Kaikki tehdään 1920×1080-kuvina, jotta näyttöjen ilme pysyy siistinä. Ohjeet on jaettu sekä kirjallisesti että videona. Jos joku ei osaa, niin neuvontaa meiltä kunnastakin aina saa. 

Helppokäyttöisyys näkyy käytössä

Järjestelmä itsessään on tosi helppo. Ei tarvitse olla mikään ATK-guru.

Kun tiedosto on oikean kokoinen, se toimii. Esimerkiksi kirjastolla henkilökunta on osannut käyttää järjestelmää ilman sen kummempaa ohjausta.

Saavutettavuutta on mietitty: useissa ilmoituksissa on QR-koodi, joka vie verkkosivuille – sieltä löytyy kieliversiot, jos tarvetta on. Tällä hetkellä sisältö on enimmäkseen ilmoituksia ja tapahtumatietoa, eikä erillisiä kieliversioita ole tehty.

Vaikuttavuutta näkyy jo

Torinäyttö toi heti mukanaan uusia ilmoituksia. Ihmiset selvästi huomaavat näytön ja haluavat käyttää sitä – se kertoo, että viestintä toimii. On totta, ettei kukaan tule torilla sanomaan, että “näin muuten taululla”, mutta tapahtumamainonta etenkin on selvästi tehokasta.

“Kyllä ihmiset on tajunneet, että näkyvyydellä on merkitystä.”

Kehitystä ja suunnitelmia eteenpäin

Näytöt ovat toimineet pääosin hyvin, ja mahdolliset tekniset pulmat on ratkaistu nopeasti niiden ilmetessä.

Käytössä oleva alusta on pilvipohjainen ja toimii luotettavasti.

Käyttökokemusten perusteella esiin on noussut tarve kehittää valvontaa tilanteisiin, joissa näyttö ei jostain syystä päivity suunnitellusti. Erään tapahtumailmoituksen yhteydessä havaittiin, että yhteys oli ollut poikki ilman, että olisimme saaneet siitä mitään hälytystä.

Jatkossa toivotaan, että järjestelmään voitaisiin liittää esimerkiksi tekstiviesti- tai sähköposti-ilmoitus yhteyskatkoksista, niin että tilanteisiin voidaan reagoida ajoissa.”

Tulevaisuudessa pohditaan mm. yritysmainonnan maksullisuutta. Kokeilun aikana mainokset ovat olleet ilmaisia, mutta pieni maksu voisi auttaa kattamaan kuluja. Samalla pohditaan myös viestinnän linjauksia ja mahdollisia integraatioita, kuten tapahtumakalenteria.

“Tavoite olisi se, että minulle ei tulisi kaikkea. Että olisi useampi sisällöntuottaja ja vähän selkeämmät vastuut.”

Yhteistyö Officepron kanssa

“Kyllä minä voin varauksetta suositella Officeprota. Hirveän hyvä tuote ja palvelu. Ja Kari oli kyllä niin aktiivinen, että välillä tuntui, että vähempikin olisi riittänyt – mutta hyvä niin .”

Koko projekti meni helposti: laitteet tulivat ajallaan, sähköasentaja asensi ja homma toimi. Näin sen pitäisi mennäkin.

Yhteenveto Virpin sanoin:

“Helppokäyttöinen, ajantasainen ja selkeä ratkaisu kuntaviestintään.

Kun sisällöntuotanto saadaan useamman harteille, niin tämä toimii vielä paremmin. Voin kyllä suositella muille kunnille ihan varauksetta.”