Lieksan Kotipirtti Oy

Officepron luotettava ICT-kumppanuus hoiva-alan arjen tukena

Lieksan Kotipirtti tarjoaa ympärivuorokautista ja yhteisöllistä palveluasumista ikäihmisille.
Kotipirtin taustalla toimii Hopeapaju Oy, jonka alla on useita yksiköitä. Kotipirtti, Pekan palvelukoti, Brahea ja Jokiranta. Toimitusjohtaja Riikka Tahvanainen aloitti tehtävässään vuoden 2025 alussa, ja hän kertoo ottaneensa heti alkuun perusteellisesti selvää Kotipirtin ICT-ratkaisuista ja kumppaneista.

“En ole aiemmin työskennellyt IT-puolella, joten halusin perehtyä tarkasti siihen, mitä Officepro meille tarjoaa ja miten palvelut on rakennettu. Haastoin heitä kysymyksillä, ja sain vakuuttavat vastaukset kysymyksiini. Se loi luottamusta.”

Hajanaiset käytännöt kaipasivat yhtenäistämistä

Officepro oli ollut Kotipirtin kumppanina jo edellisen toimitusjohtajan aikana. Riikan tullessa taloon hän halusi kuitenkin arvioida tilanteen tuoreeltaan.

Yksiköissä tieto tallennettiin aiemmin pitkälti henkilökohtaisille työpöydille ja koneiden omiin kansioihin. Yhtenäisiä käytäntöjä ei ollut, mikä teki tiedon jakamisesta ja hallinnasta hankalaa.

“Koin heti, että tarvitsemme luotettavat järjestelmät ja ohjelmat, joiden avulla tieto voidaan tallettaa ja jakaa turvallisesti. Halusin, että tämä hoidetaan kunnolla. Officepro oli myös jo aiemmin yhteistyökumppani, ja koin järkeväksi jatkaa sitä. Miksi muuttaa, jos toiminta toimii?”

SharePoint ja keskitetty ICT-ylläpito

Officepro toteutti Kotipirtille SharePoint-ratkaisun, jonka avulla dokumentit ja tieto saatiin tietoturvallisesti ja keskitetysti hallintaan. Käyttöönottoa tukivat henkilöstön koulutukset.

“Koulutukset ja käyttöönotto olivat yllättävän helppoja ja mutkattomia. Nyt tieto löytyy yhdestä paikasta kaikille, ja varmistamme, että se on ajan tasalla.”

Yhteistyö sujui asiantuntijoiden kanssa mutkattomasti.

“Haastoin Tuomoa paljonkin palveluista, ja hän osasi vastata kaikkiin kysymyksiin. Se vakuutti minut, ei ollut epäilyksen häivääkään. Kyllä Tuomo osaa hommansa! Ari-Matti ja muut asiantuntijat vahvistivat vielä mielikuvaa, he todella osaavat hommansa.”

Officepro huolehtii myös työasemien ja muun tekniikan toimittamisesta sekä ylläpidosta. Lisäksi arjen tukena on Officepron Helpdesk, johon voi olla yhteydessä ongelmatilanteissa.

“Jos koneessa tulee ongelma, soitamme Helpdeskiin. Asiat ovat ratkenneet nopeasti, eikä meidän tarvitse yrittää selvittää kaikkea itse. Meillä ei ole omassa organisaatiossa IT-neroja, joten tämä on ollut todella iso apu.
On vaikea laittaa sähköpostia, jos kone ei toimi. Siksi on tärkeää, että apu löytyy puhelimitse heti, kun hätä on kädessä.”

Tietoturva, sujuvuus ja helppo arki

Yhteistyön ansiosta Kotipirtin tietoturva ja tietosuoja ovat nyt hyvällä tasolla. SharePoint mahdollistaa tiedon jakamisen ja hallinnan turvallisesti, ja Helpdesk vapauttaa henkilöstön keskittymään asukkaiden hoitoon.

“Meille on tärkeää, että asiakkaiden tiedot ovat varmasti turvassa. Nyt voimme luottaa siihen. Lisäksi arki on helpompaa, ei tarvitse tehdä samoja asioita moneen kertaan, vaan tieto löytyy heti oikeasta paikasta.”

Luottamusta ja pitkäjänteisyyttä

Riikka kertoo, ettei ole nähnyt tarvetta kilpailuttaa kumppaneita. Paikallisia toimijoita on kyllä tarjonnut palveluja, mutta Officepron toimivuus ja luotettavuus ovat vakuuttaneet.

“On soittoja tullut ja paikallisetkin ovat tarjonneet samoja palveluja. Muuta miksi vaihtaa toimivaa ratkaisua? Hinnat ovat kilpailukykyiset, ja Officepro on osoittanut, että he osaavat hommansa.

Voin suositella heitä muillekin! Eikä tarvitse edes odottaa ongelmia ennen kuin kannattaa ottaa Officepro kumppaniksi.”

Katse tulevaisuuteen

Tällä hetkellä Kotipirtissä keskitytään tietoturvan ja tietosuojan edelleen kehittämiseen. Myös organisaation kasvu tuo uusia tarpeita ICT:n saralla. Riikka uskoo, että yhteistyö Officepron kanssa jatkuu ja laajenee tarpeiden mukaan.

“Olemme kasvava organisaatio, joten tarpeet lisääntyvät. On hyvä tietää, että Officepro pystyy tukemaan meitä myös siinä.
Officepro on ollut mutkaton ja helppo kumppani. Kun uusia tarpeita tulee, voin luottaa siihen, että he ovat mukana kehittämässä ratkaisuja.”

Kasvun myötä myös verkkosivujen uudistaminen nousee ehkä ajankohtaiseksi. Officepro tarjoaa nykyään palveluna myös yrityssivujen rakentamista sekä olemassa olevien sivujen sisällön ylläpitoa ja päivittämistä. Tämä avaa uusia mahdollisuuksia yhteistyölle myös digitaalisen näkyvyyden puolella.